“El mejor plan no ejecutado no es el mejor plan”
El confinamiento y las medidas de distanciamiento social aplicadas por la pandemia de COVID-19 han generado a nivel mundial un shock económico sobre la oferta y la demanda. En la mayoría de las empresas hay un alto grado de incertidumbre debido a la caída abrupta del volumen de negocio o de la ruptura de las cadenas de suministro y hay una necesidad inmediata de liquidez para afrontar costes y gastos del negocio y garantizar la viabilidad a corto y medio plazo.
La respuesta inmediata a esta situación ha sido, la digitalización forzosa del trabajo, resultando con ventaja las empresas que habían avanzado en sus planes de transformación digital antes de la crisis; la capacidad de liderar equipos en circunstancias “virtuales”, la reacción ágil y la resolución para tomar decisiones.
Además, se ha puesto en evidencia que el criterio financiero y la planificación en horizontes de tiempo adecuados están siendo esenciales para tomar decisiones de corto y medio plazo que afectarán al negocio ahora y en los próximos meses, por lo cual sin importar el tamaño de la empresa o de los equipos involucrados en enfrentar la crisis, es necesario más que nunca manejar información financiera para tomar decisiones que pueden significar la supervivencia del negocio.
Las empresas que tienen un plan de contingencia para la continuidad del negocio y la capacidad de adaptar respuestas a los acontecimientos que van surgiendo, están resultando mejor posicionadas para manejar la crisis, salir de ella cuanto antes e incluso tomar ganancias de la situación.
Durante la crisis, el equipo o la persona que ejerce la función de Planificación de la empresa (que puede ser desde el dueño del negocio hasta un equipo corporativo) debe esforzarse por ser ágil y solucionar problemas para dirigir los recursos limitados y las capacidades analíticas y estratégicas a las prioridades que importan. En el caso de una pequeña empresa en la que la formación del líder no sea principalmente financiera, es necesario que este hable con otras personas dentro o fuera de la empresa que posean las habilidades relevantes o que aporten una visión más amplia de todos los aspectos críticos que afecten al negocio.
Modo supervivencia: ¿Qué decisiones deben tomarse durante la crisis?
En el plazo inmediato mientras la crisis COVID-19 está en pleno desarrollo, las medidas financieras tienen foco en preservar o lograr liquidez para la empresa.
Los equipos financieros de las empresas o los dueños de pequeños negocios han tenido que actuar muy deprisa para identificar algún referente geográfico que por similitud les permita valorar cuánto puede durar el periodo de confinamiento y las consecuencias que el cese de actividades económicas no prioritarias tendrá sobre las operaciones de la empresa el corto plazo.
Las empresas que disponen de un plan de contingencia para la continuidad del negocio, están ejecutando el plan rápidamente o tomando decisiones inmediatas para conservar el efectivo, este plan esté formalizado o no se enfoca en:
- Revisar semanalmente la liquidez y anticipar necesidades de efectivo,
- Financiación para obtener liquidez: análisis de las líneas utilizadas y de necesidades adicionales. Gestión de solicitudes de préstamos bancarios y de ayudas y subvenciones disponibles,
- Proteger la mano de obra a través de mecanismos puestos a disposición para reducir el estrés de costes y proteger el empleo
- Reducir costes y gastos a niveles de mínimos para sobrevivir
Otras medidas de este plan incluyen:
- Proteger las ventas y contacto permanente con clientes clave
- Proteger proveedores y contacto con proveedores clave
- Paralizar inversiones previstas antes del shock
En paralelo a la ejecución del plan de contingencia debe iniciarse un proceso de planificación de escenarios de recuperación para la industria y el negocio en horizontes de tiempo de 3 meses y de 12 a 18 meses.
En todo caso este proceso de planificación de recuperación para después de la crisis debe hacer énfasis en maximizar el flujo de caja para que la empresa sea viable, no en el tamaño general que tendrá la empresa o en el nivel de sus ingresos.
Modo recuperación: ¿Qué hacer y qué decisiones hay que tomar para después de la crisis inicial?
El plan de recuperación para después del shock inicial involucrará decisiones estratégicas y financieras más o menos radicales en función del sector en el que se desempeñe la empresa.
Este plan implica hacer un claro diagnóstico de la posición competitiva de la empresa a raíz de la crisis y la selección de la dirección que tomará el negocio a partir de los cambios en el mercado. Incluirá:
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Realizar un diagnóstico claro de la situación inicial de la empresa a causa de la crisis COVID-19
- Análisis de tendencias financieras históricas y actuales del negocio,
- Determinación de los indicadores de gestión futura para comparar su comportamiento antes de la crisis y durante la crisis,
- Identificar los cambios en el sector o en el comportamiento de los consumidores que afecten el negocio ahora o en el futuro y los nuevos riesgos asociados.
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Desarrollar escenarios
- Establecer escenarios optimista, pesimista, estable y más probable para conocer cómo puede afectar la crisis COVID-19 al sector donde se desempeña el negocio,
- Para cada escenario, analizar la profundidad de la disminución del volumen de negocio, la duración de la caída del negocio y el tiempo necesario para recuperar el volumen de negocio,
- Tomar decisiones estratégicas en función de las limitaciones de liquidez de cada escenario.
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Establecer la dirección del negocio
- Selección del escenario con mayor sentido y el desarrollo del plan financiero para ese escenario,
- El enfoque debe ser el de preservación del flujo de efectivo a corto y medio plazo.
La dirección escogida puede centrarse en mantener el negocio existente y reiniciar las operaciones lo más rápido posible, reestructurar la empresa para adaptarse al entorno de demanda cambiante, cambiar el modelo de negocio para satisfacer a clientes radicalmente diferentes, o crear un negocio completamente nuevo.
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Planificar las acciones y movimientos necesarios para dirigir el negocio al destino seleccionado
- Identificar un conjunto coherente de iniciativas, determinar cómo ejecutarlas y analizar su desempeño en múltiples horizontes temporales.
Con esta información en la mano, los decisores del negocio obtienen su lista de prioridades, aplazando las que no son prioritarias o incluso cancelándolas. Al realizar un análisis profundo de los productos y servicios asociados con iniciativas clasificadas como prioritarias para el negocio, así como las ventas esperadas a corto y largo plazo, se garantiza que los recursos y las prioridades pueden alinearse adecuadamente.
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Seleccionar y hacer seguimiento a indicadores de gestión clave para tomar decisiones rápidas
- Escoger los KPI más relevantes (no demasiados y una combinación entre comerciales, operativos y financieros) para construir un panel de control,
- Actualizarlos con la mayor frecuencia posible para garantizar que los tomadores de decisiones reciban la información más actualizada y confiable a fin de reforzar medidas o aplicar correctivos
Adicionalmente, se debería identificar los indicadores de gestión que permitan conocer que la empresa está saliendo de la fase de crisis y entrando en la siguiente normalidad.
Nuevas realidades, nuevas habilidades necesarias
Sin importar el tamaño de la empresa, desde una Pyme hasta una gran corporación, todas se enfrentan a la necesidad de planificar y tomar decisiones que tienen impacto sobre la supervivencia de sus negocios en tiempos turbulentos. Dependiendo de los recursos disponibles de cada empresa, unas tendrán implantados procesos de planificación y análisis financiero más o menos formalizados y otras procesos más intuitivos, pero en todos los casos tienen el mismo objetivo “llegar a destino” ( o cambiarlo si el viaje es impracticable).
La crisis del COVID-19 ha puesto en evidencia que los tipos de habilidades requeridas para planificar se centran en: la capacidad de aclarar rápidamente a los líderes de negocio cuáles son los aspectos del negocio que crean valor, ayudarlos a identificar acciones específicas necesarias para manejar el negocio en el momento de shock y la habilidad de anticipar las acciones para la recuperación rápida del negocio.
El aprendizaje que ha traído esta crisis a algunos líderes de empresa y equipos financieros es que en el futuro inmediato, serán necesarias para desarrollar la función de planificación y análisis financiero las siguientes habilidades:
- Conocimiento del negocio y proactividad,
- Socios estratégicos y gestores del valor del negocio,
- Facilitadores para la toma de decisiones, recuperación y resiliencia del negocio,
- Capacidad de síntesis,
- Pronósticos rápidos, colaboraciones interfuncionales, gestión de indicadores de desempeño (KPIs) y alertas tempranas,
- Ciclos de planificación más cortos, revisión más frecuente de los KPIs
- Promotores de la digitalización de la empresa, establecimiento y tratamiento del “Dato único” y estructuración de información
Las consecuencias de la crisis a raíz del COVID-19 han sido dramáticas y la información financiera para tomar decisiones ha sido y está siendo clave para garantizar la continuidad de empresas y negocios.
